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La corvée du courrier

Comment ne plus crouler sous le courrier et répondre facilement aux courriers compliqués ?
 
Envoyez un courrier quand il s'agit d'une carte d'anniversaire, on dit oui...Mais répondre à la banque, classer son courrier, faire la queue à la poste pour envoyer un recommandé, autant de corvées qu'on aimerait s'épargner...
Se simplifier la gestion de son courrier, c'est possible...

Suivez le guide !

1- Traiter Son courrier efficacement

Après une journée de dur labeur, qui a envie de se plonger dans les factures et les réponses aux différents courriers ? On se dit qu’on attendra le week-end.
Sauf qu'une fois le week-end arrivé, on se dit qu'on a bien mérité de se détendre, ce qui n’est déjà pas gagné entre les devoirs des enfants, les courses et le ménage !
Résultat: le courrier s’accumule, les relances arrivent et quand on décide de s’y mettre enfin, on y passe une bonne partie du week-end !

Alors adoptez notre méthode pour ne plus crouler sous le courrier en retard :

Vous relevez votre courrier tous les jours, alors lisez-le tous les jours !

Faites un premier tri immédiatement :

✔ jetez ce qui n’a pas d’importance (pub, courrier informatif sans intérêt une fois lu…)

✔ classez dans une première bannette sur votre bureau le courrier qui doit être conservé mais qui ne nécessite pas de traitement

✔ classez dans une seconde bannette au dessus de la 1ère le courrier à traiter (courrier auquel il faut répondre…)

► Chaque semaine répondez aux courriers de la semaine précédente : une fois traité, ce courrier passe dans la bannette des documents à classer.

► Une fois par mois, classez les différents courriers et factures dans les chemises (ou classeurs, ou autres) correspondants. Notre méthode ici si besoin !

2- Rédiger rapidement un courrier

Tous vos modèles de lettre sur le net

Comment répondre facilement aux courriers compliqués ?
 
A chaque fois que vous vous mettez à votre bureau pour rédiger la lettre de réponse à l’administration ou à la banque, vous êtes interrompue, et puis, vous ne savez jamais trop comment tourner le courrier. Du coup, vous y passez un temps fou.

Epargnez-vous cette corvée en téléchargeant des modèles types qu’il ne vous restera plus qu’à personnaliser.

www.modele-lettre-type.com: 500 modèles de lettres type gratuits à télécharger ou à consulter directement en ligne:
lettres de Motivation et Cv,
lettres de résiliation,
lettres de licenciement, démission, maternité, congé parental,
lettres adressées aux Banques / Assurances,
lettres en vue des démarches administratives,
lettres relatives à l’immobilier / logement
et même des modèles de lettres concernant la vie personnelle (voeux, Faire-part en tout genre …)

Du coup, en 3 minutes, la lettre est rédigée !

3- Classez correctement votre courrier

2ème point: une fois votre lettre rédigée, vous la sauvegardez non pas n'importe où sur votre disque dur mais dans le dossier s'y rapportant.
Voir l'article Documents scannés et classés dans des répertoires selon une arborescence logique.

Comme ça, quand vous devrez à nouveau écrire un courrier, vous reprendrez votre lettre avec toutes les coordonnées de votre interlocuteur et n'aurez plus qu'à changer le contenu...

Identifiez correctement votre courrier

Enfin, au moment de sauvegarder votre courrier, accordez une importance particulière à son nom:
- commencez par la date (année / mois/jour, ex: 2013-10-21)
- puis le destinataire (EDF, Banque, Impôts)
- et enfin l'objet (ex: autoris-découvert)

Ce qui donne par exemple pour le courrier que vous avez envoyé à la banque demandant une autorisation de découvert: 2013-10-21-Banque-autoris-découvert

Dans 3 ans, la lettre, vous la retrouverez en un clic !

4- Expédier votre courrier sans faire la queue à la poste

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Non ! Ca, c'est im-po-ssible !
Ben si !
On imprime son timbre en ligne sur le site boutique.laposte.fr: on choisit son tarif en fonction du poids ou de la priorité du courrier puis on imprime son ou ses timbres sur une feuille A4 ou mieux sur une feuille auto-collante. Avant de lancer la série, on imprime même un spécimen pour être sure du résultat. Et voilà, reste plus qu'à mettre la lettre dans la boîte aux lettres du coin de la rue !

► Encore plus fort, on peut expédier sa lettre en ligne !
Toujours sur le site
lettreenligne.laposte.fr: vous téléchargez votre courrier, la Poste s’occupe de l’impression, la mise sous pli et de sa distribution, le tout en garantissant 100% de confidentialité.
Si vous préparez votre courrier avant 18h, votre courrier sera imprimé, mis sous pli et remis dans le réseau postal le jour même.
Le prix: à partir de 1,20 € l'envoi d'un courrier une page en noir et blanc en France métropolitaine (1,46 € en couleur).

►Vous pouvez même envoyer une lettre recommandée directement de chez vous !
Sur le site boutique.laposte.fr, vous déposez votre lettre sous forme d’un fichier électronique, saisissez les coordonnées de votre destinataire, payez en ligne et le tour est joué: votre lettre est matérialisée en toute confidentialité par les services de La Poste et elle est remise en mains propres à votre destinataire par le facteur, sous forme d’un recommandé classique.
Elle possède la même valeur juridique qu’une lettre recommandée classique.
Grâce à la preuve électronique de dépôt électronique, conservée pendant 3 ans, vous pouvez attester du contenu de votre lettre.

5- Envoyer un colis au meilleur prix

envoyer-colis
 
Vous voulez envoyer le vélo quasi neuf de Jules à sa petite cousine et vous ne savez pas comment vous y prendre.

Connectez-vous sur boxtal.com. Vous entrez les paramètres de votre colis, l'adresse et la date de livraison et s'affichent les offres comparatives des différents transporteurs (chronopost, UPS, Fedex et autres). A vous alors de sélectionner le prestataire qui vous convient en fonction du prix, du délais ou de la facilité (colis retiré chez vous ou dépôt par vos soins en point relais ou bureau de poste).

Pour les colis moins volumineux, la poste vous aiguillera sur le meilleur choix !

Vos réactions

Véronique a réagi le 8/12/2011
Une fois traite le courrier, je ne range pas la version papier. Je scanne, je garde dans un répertoire les factures pour vérifier le paiement puis je classe définitivement! Tres peu de documents ont besoin d'être conserve en version papier. Pour peu que la version scanne soit disponible en cloud... Organisation au top! C'est plus ludique que le Rgt papier mais attention aux sauvegardes!

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