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Comment ne plus crouler sous les mails ?

Traiter ses emails
© adigrf - Fotolia.com
Ah ! la boîte mails….que l'on consulte plus ou moins frénétiquement, que l'on gère plus ou moins efficacement, mais qui, à coup sûr peut nous faire perdre beaucoup de temps...

On vous propose dans cet article, de découvrir comment lire, trier et traiter ses mails avec un maximum d’efficacité !

Point n°1: on fait le vide
Commencez par vider votre boîte mails de tout ce qu’elle contient !
Pourquoi ? Pour y voir clair et pour libérer votre esprit ! Rien de plus frustrant qu’une boîte mail contenant 300 mails non lus, non ?
Par la suite, votre boîte de réception ne contiendra QUE les mails que vous n’avez pas encore lus !

Point n°2: on traite, on efface ou on classe

Pour parvenir à une boîte de réception vide, c'est simple, chaque mail doit être traité au fur et à mesure de son arrivée.

1- Les mails concernant une simple information seront effacés immédiatement après les avoir lus ou pas. (Ex: les pub ou les newsletters qu'on supprime souvent sans même les avoir lues)

2- Les mails contenant des informations intéressantes que vous souhaitez conserver seront archivés immédiatement dans un répertoire d’archivage au nom évocateur (factures, vacances, privé… pour la boîte mail personnelle par exemple).

3- Les mails vous demandant moins de 2 minutes pour être traités le seront immédiatement puis effacés ou archivés selon le cas.

4- Les mails demandant un traitement plus long seront déplacés vers un « sous-dossier » au nom évocateur, par exemple « Mails à traiter ». Ce répertoire sera consulté ensuite lorsque votre boîte de réception sera vide, mais pas avant ! Attention toutefois à ne pas laisser "dormir" ces mails qui devront être traités idéalement dans la journée.

La consigne, vous l'avez comprise, c'est que vous passez au mail suivant que lorsque vous avez traité coûte que coûte le mail « en cours de lecture » : effacé ou classé, le mail précédent doit disparaître de votre boîte de réception !

Point n°3 : on lit sans prioriser

Pour un maximum d'efficacité, il conviendra de lire vos mails dans l’ordre dans lequel ils arrivent et ne pas chercher tout de suite à y répondre.
Fini les mails de son boss lus en derniers recours pour aller directement à celui qui vous intéresse, celui de son homme par exemple ? On chasse ce réflexe et on lit ses mails dans l’ordre !
Pourquoi ? Tout simplement parce que sinon, certains mails finiront par ne jamais être lus et encombreront votre boîte de réception comme votre esprit.

Point n°4: on allège sa boîte de réception

Si chaque matin, votre boîte mail contient 50 nouveaux messages, c'est aussi parce qu'il y a beaucoup de pub ou de newsletters qui ne vous intéressent pas du tout.
Prenez donc 5 minutes pour vous désabonner. Vous trouverez sur la newsletter une mention du type "Si vous souhaitez vous désabonner de notre newsletter, cliquez ici", c'est obligatoire.
Quel plaisir d'ouvrir ensuite sa boîte mail le matin sans ces messages publicitaires qui polluent notre boîte mail et rendent beaucoup moins visibles les mails importants !

Point n°5: on met en place un rythme de lecture de ses mails

Définissez un moment de lecture de vos mails, qui peut aller d’une seule fois par jour à une fois par heure par exemple. L’important est de respecter cette cadence et de résister à l’envie de vérifier si vous avez reçu un nouveau message toutes les 5 minutes.
Article rédigé en collaboration avec Linette de Lecture Active.
Linette propose sur son blog des tas d’astuces pour lire plus vite et surtout plus efficacement.

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